Privacyverklaring

1. Wie is verantwoordelijk?

Verantwoordelijke voor de verwerking van je persoonsgegevens is:

• Een initiatief van Rodo Software, handelend onder de naam Roosterdienst
• Kazernestraat 17, 5928NL Venlo, Nederland
• KvK-nummer: 99402203
• Btw-identificatienummer: NL005386547B04
• E-mail: info@roosterdienst.nl

We hebben geen functionaris voor gegevensbescherming; voor alle vragen over privacy kun je het bovenstaande e-mailadres gebruiken.

2. Welke gegevens verwerken we?

Als je het contactformulier gebruikt

• je naam;
• je organisatie, als je die invult;
• je e-mailadres;
• het type rooster dat je zoekt, als je dat kiest;
• de inhoud van je bericht;
• je IP-adres, je browsergegevens (user agent), de pagina waar je vandaan komt en het tijdstip van verzenden. Deze verzamelen we automatisch bij het versturen, om spam te herkennen en misbruik van het formulier tegen te gaan.

Als je de website bezoekt

Onze webserver houdt standaard logbestanden bij met het IP-adres, het tijdstip, de opgevraagde pagina en de browsergegevens. Die logs gebruiken we alleen voor de beveiliging en de goede werking van de website.

De website plaatst geen cookies en gebruikt geen trackingtechnieken. Lettertypen worden vanaf onze eigen server geladen, niet bij een derde partij, zodat je IP-adres bij het bezoeken van de website niet met andere partijen wordt gedeeld.

Als je opdrachtgever wordt

Voor het maken van een rooster of een roostertool ontvangen we de gegevens die je zelf aanlevert. Dat kunnen persoonsgegevens van derden zijn, bijvoorbeeld namen, beschikbaarheid, bevoegdheden of voorkeuren van medewerkers, docenten of deelnemers. Die gegevens verwerken we uitsluitend in jouw opdracht en volgens jouw instructies. Op verzoek sluiten we hiervoor een verwerkersovereenkomst.

3. Waarom verwerken we die gegevens, en op welke grondslag?

Om je aanvraag te beantwoorden en een offerte uit te brengen

Grondslag: het uitvoeren van een overeenkomst of het nemen van precontractuele maatregelen op jouw verzoek (artikel 6 lid 1 sub b AVG).

Om de opdracht uit te voeren

Grondslag: het uitvoeren van de overeenkomst (artikel 6 lid 1 sub b AVG).

Om spam te filteren, misbruik tegen te gaan en de website te beveiligen

Grondslag: ons gerechtvaardigd belang bij een werkende en veilige website (artikel 6 lid 1 sub f AVG).

Om te voldoen aan onze administratie- en bewaarplicht

Grondslag: het voldoen aan een wettelijke verplichting (artikel 6 lid 1 sub c AVG), zoals de fiscale bewaarplicht van zeven jaar voor de administratie.

4. Waar worden je gegevens opgeslagen?

Aanvragen via het contactformulier komen terecht in een beveiligde database op onze eigen server bij Hetzner Online GmbH, in een datacenter in Duitsland. Alleen [[NAAM]] heeft toegang tot die omgeving, met een persoonlijk account dat is beveiligd met tweefactorauthenticatie.

5. Hoe lang bewaren we je gegevens?

• Aanvragen die niet tot een opdracht leiden, verwijderen we automatisch na [[12]] maanden.
• Berichten die als spam zijn herkend, verwijderen we automatisch na 30 dagen.
• Gegevens van opdrachtgevers bewaren we zolang de opdracht loopt en daarna zolang dat nodig is voor onze administratie en garantieverplichtingen. Voor facturen en de bijbehorende administratie geldt de wettelijke bewaartermijn van zeven jaar.
• Gegevens die je in het kader van een opdracht aanlevert, verwijderen we na afronding van de opdracht op jouw verzoek, en anders uiterlijk [[12]] maanden na oplevering.
• Serverlogs bewaren we maximaal [[30]] dagen.

6. Met wie delen we je gegevens?

We verkopen je gegevens niet en delen ze niet met derden voor marketingdoeleinden. We schakelen wel de volgende partijen in als verwerker:

• Hetzner Online GmbH (Duitsland) — hosting van de website en de database.
• [[MAILPROVIDER]] — verzorgt het versturen en ontvangen van onze e-mail, waaronder de notificatie van een nieuwe aanvraag.

Met deze partijen hebben we een verwerkersovereenkomst. Daarnaast kunnen we gegevens delen als we daartoe wettelijk verplicht zijn.

7. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Onze servers en die van onze verwerkers staan binnen de EER. We geven je gegevens niet door aan landen buiten de EER. [[Controleer dit zodra de mailprovider bekend is; vermeld hier anders welke waarborgen gelden.]]

8. Cookies

Deze website plaatst geen cookies en gebruikt geen analytische of marketingtrackers. Er is daarom geen cookiebanner nodig.

9. Je rechten

Je hebt het recht om:

• je gegevens in te zien;
• je gegevens te laten corrigeren als ze onjuist zijn;
• je gegevens te laten verwijderen;
• de verwerking te laten beperken;
• bezwaar te maken tegen verwerking op grond van een gerechtvaardigd belang;
• je gegevens in een gangbaar bestandsformaat te ontvangen (dataportabiliteit);
• een gegeven toestemming op elk moment in te trekken.

Stuur je verzoek naar info@roosterdienst.nl. We reageren binnen een maand. We kunnen je vragen je identiteit aan te tonen voordat we een verzoek uitvoeren.

10. Klacht indienen

Ben je het niet eens met hoe wij met je gegevens omgaan, laat het ons dan eerst weten — we lossen het graag op. Je hebt daarnaast altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

11. Beveiliging

De website is uitsluitend bereikbaar via een versleutelde verbinding (HTTPS). De beheeromgeving is beveiligd met een persoonlijk account en tweefactorauthenticatie. Toegang tot aangeleverde gegevens beperken we tot wie die voor de opdracht nodig heeft.

12. Wijzigingen

We kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld als we andere hulpmiddelen gaan gebruiken. De actuele versie staat altijd op deze pagina, met de datum van de laatste wijziging bovenaan.